Verslag Ledenvergadering 22 april 2015 Afdrukken

Verslag algemene ledenvergadering 22 april 2015

Verslag jaarvergadering AV Dynamica d.d. 22 april 2015

Aanwezig:
Bestuur: Jan Bostelaar (voorzitter), Jan Rombout (secretaris/vicevoorzitter), Ron Dellebeke (penningmeester), Niels Koole (bestuurslid Technische Zaken), Veerle Sinke-Vermaire (bestuurslid jeugd), Marije Besuijen (bestuurslid communicatie en beheer). Naast het bestuur waren er 173 leden aanwezig, hebben zich 9 leden afgemeld en zijn er 55 machtigingen binnengekomen. Totaal stemgerechtigden 234.

1.       Opening door de voorzitter
Beste leden van Dynamica welkom namens het bestuur van Dynamica. Een paar woorden vooraf.
Het is verheugend dat jullie met zo velen mijn afscheid komen ondersteunen. We hebben vanavond en bijzondere vergadering dat begrijpt iedereen. Aan de orde is straks het veiligheidsbeleid van Dynamica en de vraag ligt voor of het bestuur dit beleid juist uitvoert. Ik zal daar nu niet inhoudelijk op ingaan maar begin met de reguliere agendapunten. Wat ik wel kwijt wil is het verzoek deze avond fatsoenlijk te laten verlopen. Dit houdt volgens mij in dat we de vergadering strak zullen leiden maar dat er ruimte is voor sprekers die wat willen zeggen. We houden de spreektijd kort dus breng zo kort en bondig mogelijk je standpunt naar voren. Begin met je naam te noemen en of je spreekt op persoonlijke titel of dat je een groep leden vertegenwoordigt.

Beste leden dit is mijn laatste vergadering als uw voorzitter. Jullie hebben kunnen lezen dat ik vorig jaar oktober het bestuur heb verteld dat ik stop. Ik stop met een goed gevoel misschien wat vreemd voor sommigen. Een goed gevoel over de club, het bestuur. Bestuurders die naast hun drukke banen bereidt zijn om de kar te trekken en hun nek uit te steken. Ook in wat minder leuke tijden. Een bestuur dat stappen wil maken zoals een nieuwe website en een nieuwe nieuwsbrief en uitslagen verwerking. Een goed gevoel ook over de verschillende disciplines die deze vereniging onderscheidend maakt van de andere loop collectieven. Afgelopen zaterdag stonden we nog met 40 vrijwilligers op de Vrijburg baan om de C/D junioren competitie wedstrijd goed te laten verlopen. Echte atletiek voor en door jonge mensen. Dit wordt mede mogelijk gemaakt door ons trainers corps die zowel oudere als jonge atleten beter maken in het bedrijven van hun sport. Een goed gevoel ook over de leden die zelf de verantwoordelijkheid nemen om wedstrijden te adopteren Kijk naar de Massa-, Don- en Schellachloop. Een goed lopende jeugdafdeling met de nieuwe wedstrijdvorm Athletics Champs. Ouders die zich aanmelden en de handen uit de mouwen steken. De kantine ploeg inclusief de 2 schoonmaak vrouwen die 6 kruisjes achter hun naam hebben staan. Een Goldgroep die nog steeds groeit. De verschillende commissies die in beweging zijn en waar nieuwe mensen posities innemen. Kortom er gebeurd veel en dat moet ook. We kunnen nog steeds vrijwilligers gebruiken bij het organiseren van de wedstrijden maar ook in de verschillende commissies.
Ik ga dus weg met een positief gevoel over de toekomst van de club. Minder positief ben ik over de acties die in de zaak van een ex-lid georganiseerd zijn door een aantal leden en niet leden. Deze soms op de personen gerichte acties brengen grote schade aan en de impact daarvan is enorm. Niet alleen voor de mensen zelf maar voor Dynamica en de Zeeuwse atletiek is dit zeer te betreuren. Maar daar komen we bij het betreffende agenda punt op terug. Rest mij nog jullie te bedanken voor de steun die ik mocht ontvangen de afgelopen jaren. Zonder dat kun je niet functioneren. Ik kan namen noemen maar doe dat vanavond bewust maar even niet.

Verheugend is te melden dat ons lid en voorzitter van de Jeugd Technische Commissie, Anjolie Engels-Wisse, benoemd is tot voorzitter van de Vereniging Zeeuwse Atletiek (VZA). Dat de VZA Sjaak Sinke de ‘algemene prestatie beker’ heeft toegekend en dat Sébastièn Schletterer vanwege zijn sportieve prestatie benoemd is tot ‘master’ van 2014. Rian van de Broeke wordt met bloemen bedankt voor zijn periode als voorzitter van de technische commissie en Michel Schrier wordt als zijn opvolger veel succes gewenst.

De volgorde in de agenda hebben wij noodgedwongen moeten wijzigen. Naar aanleiding van alle publiciteit rondom de vereniging heeft de beoogde nieuwe voorzitter zijn kandidatuur ingetrokken. Zoals jullie begrijpen betreurt het bestuur dat besluit dat wij gisteravond van hem hebben vernomen. Wij respecteren zijn beslissing en begrijpen hem ook. Het bestuur snapt ook dat de publiciteit die veroorzaakt is door de website Atletiek Zeeland de aanleiding is. Vooral als er op de man gespeeld wordt via dit medium. Door het terugtrekken zullen we op zoek moeten gaan naar een nieuwe voorzitter. In overleg met het bestuur zal ik deze avond voorzitten.

2.       Ingekomen stukken betreffende de ledenvergadering.
9 personen hebben een bericht van verhindering gezonden: Frank & Lian van Boxtel, Frans & Joke Brouwer, Paul Pelikaan, Pauline Marteijn-Kockx, Martin Koole (2 kinderen), Erik Kok.
Verslag kascommissie.

3.       Verslag Voorjaarsvergadering d.d. 23 april 2014
Er zijn geen opmerkingen en onder dankzegging wordt het verslag vastgesteld.

4.       Jaarverslagen 2014.
4.1.     Jaarverslag Bestuur.
4.2.     Jaarverslag Wedstrijd Organisatie Commissie (WOC).
4.3.     Jaarverslag Technische commissie (TC).
4.4.     Jaarverslag Jeugd Technische Commissie (JTC)
4.5.     Jeugd Activiteiten Commissie (JAC).
4.6.     Jaarverslag Triatloncommissie.
4.7.     Jaarverslag Kantinecommissie.
4.8.     Jaarverslag Clubbladcommissie.
Alle jaarverslagen worden onder dankzegging voor de makers goedgekeurd en vastgesteld.

5.       Financiën.
2014 is voor dynamica financieel gezien een positief jaar geweest. We hebben dit jaar wel afgesloten met een negatief resultaat van Є 2300 Maar de reden hiervan is dat besloten was onze jeugdatleten een windjack (kosten € 5000) te schenken dit voor de jaarlijkse inzet voor de grote clubactie en bovendien een goede herkenbaarheid naar buiten op de wedstrijden. Ook dit jaar is weer geïnvesteerd in wedstrijd-materialen en hiermee is ons wedstrijdmateriaal grotendeels op peil. De opbrengst voor reclameborden en advertenties blijft achter met wat we gehoopt hadden. Hier ligt een taak voor een commissie reclame en sponsoring. Opbrengst van de wedstrijden, prestatielopen, z.g. acties en sponsoring (denk hierbij aan de grote clubactie € 1250, Rabo Clubkascampagne € 1135 en bijdrage van Marathon Zeeland € 1000) is ook dit jaar goed te noemen. Voor het jaar 2015 zullen weer investeringen gedaan worden o.a. in de vernieuwing van de Dynamica website en er zal een begin worden gemaakt met een registratiesysteem en uitslagen voor wedstrijden. Woord van dank aan Ton van Eenennaam (opzetten en advisering van de administratie) en Hans Pluijlaar (ledenadministratie) voor het vele werk en de prettige samenwerking. De penningmeester hoop voor 2015 op net zo prettige samenwerking.

5.1.    
Vaststelling Financieel Verslag 2014 penningmeester.
Het financiële verslag van de penningmeester wordt door de vergadering geaccordeerd.

5.2.    
Vaststelling Verslag Kascontrolecommissie 2014.
De kascommissie, bestaande uit Wim Huis in ’t Veld en Henk Leeftink, verklaren de kascontrole te hebben uitgevoerd. De kascontrolecommissie heeft de administratie in orde bevonden en zij stellen voor de penningmeester en het bestuur decharge te verlenen voor het financiële jaar 2014.
De vergadering gaat hiermee akkoord.

5.3.    
Benoeming nieuwe Kascontrolecommissie 2015.
Henk Leeftink en Stefan Stokman en reserve Johan de Vlieger worden benoemd.

5.4.    
Vaststelling van de balans en van de staat van baten en lasten.
De staat van baten en lasten worden vastgesteld.

5.5.    
Vaststelling begroting.
De begroting voor het jaar 2015 wordt vastgesteld.

6.       Besluitvorming rondom veiligheidsbeleid binnen de vereniging
6.1.     Verantwoording van het bestuur over het gevoerde beleid rondom grensoverschrijdend gedrag.
Door middel van een PowerPoint presentatie maakt het bestuur duidelijk welke stappen er ondernomen zijn in het proces rondom grensoverschrijdend gedrag. Kernpunt van het betoog is dat gedrag grensoverschrijdend is, als het gedrag als ongewenst wordt ervaren. Volgens de richtlijnen van het NOC/NSF gaat het algemeen belang boven het individuele belang. Het Dynamica bestuur dient een veilige sportomgeving te garanderen. Gezocht is naar een goede afwikkeling voor alle betrokkenen. Door publicaties op de site van atletiek zeeland zijn alle gegevens op straat komen te liggen. Het bestuur betreurt deze gang van zaken.
Door de groep rondom het ex-lid wordt erkend dat er sprake is van grensoverschrijdend gedrag maar zij zijn van mening dat er rekening gehouden moet worden met de hulpvraag van het ex-lid. Zij zijn van mening dat het buitensluiten disproportioneel is en dat dat het ex-lid niet zal helpen. Daarnaast zijn zij van mening dat het gedrag van het ex-lid eerder een hulpvraag is en geen gevaar oplevert voor wie dan ook binnen de vereniging.
Tim Broeke vraagt zich af hoe voorkomen kan worden dat dit grensoverschrijdende gedrag niet meer plaats zal vinden en ook vraagt hij zich af welke straf dan wel acceptabel is.
De Jeugdtrainers van Dynamica geven aan dat zij de hoogste prioriteit geven aan een veilig sportklimaat en dat zij volledig achter de werkwijze en het besluit van het bestuur staan.
Het benoemen van een bemiddelaar (voorstel Leo Dalenbout) haalt het niet.
Het bestuur erkent de hulpvraag maar acht zichzelf niet deskundig om deze hulpvraag te beantwoorden en brengt de volgende stelling in stemming: “Stemmen de leden in met het door het bestuur gevoerde beleid rondom grensoverschrijdend gedrag”.
Er zijn 234 stembriefjes uitgegeven en de uitslag is; 188 leden stemmen in het bestuursbeleid, er zijn 14 onthoudingen en 32 stemmen tegen.

6.2.     Petitie hernieuwd lidmaatschap.
Door de groep rondom het ex-lid wordt een petitie aangeboden, ondertekend door 35 leden, waarin ze het bestuur oproept de terugkeer van het ex-lid mogelijk te maken.
Het bestuur is van mening dat een terugkeer nu niet mogelijk is en wil dat in stemming brengen. Wel zegt het bestuur toe dat een hernieuwd lidmaatschap voor de ledenvergadering van 2016 kan worden overwogen. Bij deze overweging wordt de mening van de Jeugd Technische Commissie (JTC) betrokken. Het dan zittende bestuur zal zich over dit lidmaatschap moeten uitspreken.

Er zijn 234 stembriefjes uitgegeven en de uitslag is; 188 leden stemmen tegen terugkeer, 4 onthoudingen en 42 stemmen voor terugkeer.

7.       Verkiezingen bestuur:
7.1.     Aftredend voorzitter Jan Bostelaar.
Na 4 jaar als “baas” van Dynamica stopt Jan Bostelaar. Vanuit de vereniging is er oprechte dank voor zijn niet aflatende aanwezigheid bij alle evenementen, zijn inzet als bestuurder en als ambassadeur voor de vereniging. Aan Jan en zijn vrouw Coby wordt een diner aangeboden. Jan dank de vereniging, het bestuur en geeft aan dat hij betrokken zal blijven bij Dynamica. Vindt Dynamica uniek en hoopt dat dat zo mag blijven. Onder applaus en met een grote bos bloemen neemt Jan afscheid.

7.2.     Nieuwe voorzitter.
Naar aanleiding van alle publiciteit rondom de vereniging heeft de beoogde nieuwe voorzitter zijn kandidatuur ingetrokken. Na het vertrek van Jan Bostelaar zal Jan Rombout, als vicevoorzitter, de taken van voorzitter waarnemen.

8.       Mededelingen Bestuur
Er zijn geen mededelingen

9.       Rondvraag
André Stroo vraagt naar het vaststellen contributie.
Bij de vorige alv (2014) is deze voor meerdere jaren vastgesteld.

De voorzitter dankt de vergadering voor de goede wijze van vergaderen, de indieners van de petitie en de leden die het bestuur steunen. Hij wenst het toekomstige bestuur veel wijsheid toe.
Niets meer aan de orde zijnde sluit hij om 22.45 uur de vergadering.

Vlissingen, 27 april 2015, W.J.A. van Dijk (Notulist)

-----------------                   -----------------                   ---------------------

Jan Rombout                 Jan Rombout                    Ron Dellebeke

Vicevoorzitter                  Secretaris                           Penningmeester